Maar dit wist jij, als medewerker in de Zorgadministratie, natuurlijk al lang. Het zijn standaardberichten, die vaak het begin- of eindpunt van een proces zijn. Het is vaak mogelijk deze processen te standaardiseren. En een gestandaardiseerd proces is een uitstekend startpunt voor Robotic Process Automation (RPA).
Een veelgebruikte naam voor deze berichten is berichtenverkeer. Een bericht kan bijvoorbeeld gaan over iemand in zorg melden. Een standaard bericht terug zou zijn dat de aanmelding ontvangen is. Sommige van deze berichten worden al automatisch verstuurd. Maar hoe fijn zou het zijn als een virtuele medewerker niet alleen een bericht stuurt, maar ook de aanmelding meteen verwerkt? Bij eventuele uitzonderingen krijgt de betrokken medewerker automatisch een e-mail. Zo gaat een aanmelding sneller, efficiënter en nauwkeuriger. Mits er standaard regels bestaan voor de aanmelding uiteraard.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Wat wij in de praktijk zien bij de processen rondom het berichtenverkeer, is dat de input vaak niet gestandaardiseerd is. Bijvoorbeeld bij het toewijzen van zorg aan een instantie. Het aanmelden van cliënten gaat via een ongestructureerde e-mail. Terwijl de benodigde informatie vaak standaard is. Als deze aanmeldingen middels een (web)formulier zouden lopen, zou de input al deels gestandaardiseerd zijn. Een keuzemenu kan het formulier nog makkelijker maken. Hiermee wordt dan aangegeven hoeveel dagen een cliënt bijvoorbeeld bij de dagbesteding zit. Zo zorg je ervoor dat de informatie altijd op dezelfde manier aangeleverd wordt.
Een ongestructureerde e-mail sturen lijkt zoveel makkelijker, maar het levert aan beide kanten meer werk op. Het kan natuurlijk zo zijn dat iemand bepaalde gegevens vergeet door te sturen of dat iets niet helemaal duidelijk is uit de e-mail. Dan zal er weer een e-mail teruggestuurd moeten worden. En zo blijf je bezig. Een gestructureerd en gestandaardiseerd formulier voorkomt dit herwerk. En deze tijd kan beter besteed worden aan de zorg zelf.
Klinkt dit herkenbaar? Wij kijken graag met jullie mee om te kijken hoe we jullie kunnen helpen de zorgadministratie een zorg minder te maken. En hoewel wij hier dieper in zijn gegaan op de zorgtoewijzingen, geldt hetzelfde uiteraard ook voor bijvoorbeeld de Jeugdwet-berichten.
(En voor wie het zich nog afvroeg, AW33 is een bericht over Toewijzing zorg, AW34 is Retourbericht toewijzing zorg en AW35 is Melding aanvang zorg.)