Misschien is dit ook voor jou herkenbaar: in de ochtend open je je mailbox en je ziet meteen 100 ongelezen e-mails, waarvan minstens 80% facturen zijn die je moet verwerken. Een voor een open je de e-mail en dan de factuur om te kijken om welk factuurnummer het gaat, welke leverancier en welk bedrag. Vervolgens open je het financiële programma om handmatig alle gegevens over te tikken. En bij factuur 80 tik je per ongeluk een cijfertje te veel. Gelukkig kom je er nog op tijd achter en kun je het nog corrigeren, maar dat kost wel weer extra tijd.
Hoe fijn zou het zijn als je facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken? Met Intelligent Document Processing (IDP) lees je ze automatisch uit en verwerk je ze meteen in het systeem. Dat scheelt enorm veel tijd.
Automatische factuurverwerking
Kan het dan niet in het financiële pakket dat we al hebben? Jazeker, veel financiële pakketten hebben tegenwoordig een mogelijkheid hiervoor. Maar deze optie kan wel erg prijzig worden, aangezien de prijzen vaak per factuur of zelfs per pagina gaan. Met een combinatie van Robotic Process Automation (RPA) en IDP kan de factuur eenvoudig uitgelezen en verwerkt worden voor een lager bedrag.
Een virtuele assistent kan de factuur uit de mailbox halen en die vervolgens in een IDP applicatie zetten. Deze applicatie leest de factuur in en leest met behulp van neural networks, een onderdeel van machine learning, de gegevens uit. Zo zoekt hij bijvoorbeeld op bepaalde formats of woorden die in een factuur voor zouden moeten komen. Deze gegevens worden vervolgens weer door de virtuele assistent verwerkt in het financiële pakket.
Wat levert het op?
Aan het begin zal het iets meer tijd kosten, voornamelijk tijdens het bouwen van de virtuele assistent. Wij vragen je om echt mee te kijken naar het proces. Hoe loopt het ideale proces voor jullie? Wat maakt jouw werk makkelijker? Als de virtuele assistent eenmaal live staat, vragen wij jou om nog een paar weken op te letten. Daarna kan de assistent volledig onbeheerd draaien. Dat levert veel tijd op. Tijd die je nu kan besteden aan activiteiten die meer waarde toevoegen, zoals contact met de klant.
Wil jij ook een virtuele assistent die jouw werk overneemt? Of zou je graag een demonstratie willen zien van IDP? Laat ons vooral weten wat jouw problemen zijn met facturen, dan kijken wij met je mee!