Ruim 38% van alle Robotic Process Automation (RPA) implementaties mislukt. Volgens het Global Intelligent Automation Market Report zijn ongeschikte processen de grootste oorzaak van deze mislukte implementaties. RPA kan er met de juiste implementatie voor zorgen dat taken sneller en preciezer kunnen. Bovendien heeft een werknemer dan meer tijd voor uitdagendere, niet repetitieve taken.
Echter, niet alle taken kunnen overgenomen worden door een robot. Uit de cijfers blijkt dus dat het selecteren van geschikte processen het belangrijkst is voor het implementeren van succesvolle RPA-oplossingen. Maar hoe bepaal je nu welke processen geschikt zijn? In de praktijk blijkt dat een gedetailleerde beoordeling van iedere stap van het proces vereist is. De processen moeten voldoen aan een aantal criteria. Hiervan zullen we de belangrijkste uitleggen. Op basis van deze criteria wordt een score aan het proces toegekend. Hierna kijken we of een proces geschikt lijkt voor RPA of dat we het eerst gaan optimaliseren.
Criteria voor robotisering
Hieronder hebben we de belangrijkste criteria voor het robotiseren van processen voor je op een rij gezet:
-
Regel gedreven: Is het proces gebaseerd op regels die van tevoren gedefinieerd en voorspeld kunnen worden? Bijvoorbeeld antwoord A vul je altijd in in vakje B. Zo ja, dan kan een robot die gemakkelijk overnemen. Soms is het zo dat het proces deels gebaseerd is op regels en deels op het oordeel van een werknemer. In dat geval proberen we het proces eerst te standaardiseren, het weghalen van menselijk oordeel, voordat we RPA toepassen.
-
Frequentie en volume: Een werknemer voert deze taak vaak uit, bijvoorbeeld dagelijks. De stappen in deze taak zijn altijd hetzelfde en in dezelfde volgorde. Als dit zo is, dan is een taak of zelfs een heel proces geschikt voor RPA. Processen met hoge volumes kunnen ook heel erg profiteren van RPA. We verminderen hiermee de kans op fouten. Door de enorme volumes besparen we ook enorm op kosten.
-
Gestandaardiseerd: Gestandaardiseerde processen met weinig uitzonderingen en weinig menselijk oordeel zijn ideaal voor RPA. Dit komt doordat veel taken compleet overgenomen kunnen worden door de robot. We evalueren processen met veel uitzonderingen om te kijken of de uitzonderingen wel echt nodig zijn.
-
Kwaliteit data: Processen die gestructureerde, elektronische data gebruiken zijn veel geschikter voor RPA dan processen die dat niet doen. Een robot kan veel makkelijker Excel sheets, e-mails en pdf’s uitlezen dan gescande of handgeschreven documenten. Ongestructureerde data kan ook op een gestructureerde manier klaargezet worden door de werknemers. Hierna kan de robot deze oppakken.
-
Hoge foutpercentages: Processen met hoge foutpercentages leiden vaak tot veel herwerk. Een robot elimineert (bijna) alle fouten. De werknemers hoeven dan alleen nog maar uitzonderingen op te pakken.
Op basis van deze criteria kijken we of een proces geschikt lijkt voor RPA. Sommige processen zullen bijvoorbeeld eerst gestandaardiseerd moeten worden, andere zijn meteen geschikt voor robotisering. Herken jij dit in jouw processen? Neem dan nu contact met ons op om te kijken wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen!